Admission d'un patient : comment gagner une minute à chaque arrivée

L'admission est le geste le plus répété d'une clinique. C'est aussi celui où l'on est le plus souvent interrompu : le téléphone sonne, un autre client attend, l'animal s'agite. Chaque champ obligatoire de trop se paie en file d'attente.

Le client est déjà connu

Le plus souvent, la fiche existe déjà. Tout l'enjeu est de la retrouver vite, quelle que soit l'information que donne le client.

• Par le nom de l'animal, celui dont les propriétaires se souviennent toujours.
• Par le nom du propriétaire, ou seulement ses premières lettres.
• Par le numéro de téléphone, sans se soucier des espaces ni des points.
• Par le numéro de puce, saisi ou lu par un lecteur.

Une fois l'animal trouvé, il reste deux choses à noter : le motif de la visite et, si la balance est à l'accueil, le poids du jour. L'animal est alors en salle d'attente.

Le client est nouveau

Quatre informations suffisent pour ouvrir un dossier, en deux groupes nets : le propriétaire, puis l'animal. Tout le reste peut attendre la consultation, ou la fin de la visite.

1. 1

   Le nom du propriétaire

   Le prénom et l'adresse se complètent plus tard.

2. 2

   Son téléphone

   Pour le rappeler, et pour le reconnaître à sa prochaine visite.

3. 3

   Le nom de l'animal

   C'est ainsi que toute l'équipe en parlera.

4. 4

   Son espèce

   Elle oriente la consultation et, plus tard, les valeurs de référence des analyses.

Le reste se complète sans tout taper : la race se choisit dans une liste, et l'on indique l'âge ou la date de naissance, au choix. La puce se lit sur le carnet à l'accueil ; le vétérinaire la contrôle au lecteur pendant la consultation.

Éviter les doublons sans ralentir

Les fiches en double viennent presque toujours de l'accueil : on crée parce que l'on n'a pas trouvé. Un bon logiciel prévient pendant la saisie, dès que le téléphone ou la puce existent déjà, et propose de reprendre la fiche existante.