Recepción
Admisión de un paciente: cómo ganar un minuto en cada llegada
Llega un cliente, a veces con un animal que sufre. En recepción no hay tiempo para rellenar doce campos. Con cuatro basta para empezar.
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La admisión es el gesto que más se repite en una clínica. También es el que más veces se interrumpe: suena el teléfono, otro cliente espera, el animal se pone nervioso. Cada campo obligatorio de más se paga en cola de espera.
El cliente ya es conocido
Lo más habitual es que la ficha ya exista. La clave es encontrarla rápido, sea cual sea el dato que dé el cliente.
- Por el nombre del animal, el que los propietarios recuerdan siempre.
- Por el apellido del propietario, o solo por sus primeras letras.
- Por el número de teléfono, sin preocuparse por los espacios ni los puntos.
- Por el número de microchip, tecleado o leído con un lector.
Una vez encontrado el animal, quedan dos cosas por anotar: el motivo de la visita y, si la báscula está en recepción, el peso del día. Con eso, el animal ya está en la sala de espera.
El cliente es nuevo
Bastan cuatro datos para abrir un historial, en dos grupos claros: primero el propietario y después el animal. Todo lo demás puede esperar a la consulta, o al final de la visita.
El apellido del propietario
El nombre y la dirección se completan más tarde.
Su teléfono
Para volver a llamarlo, y para reconocerlo en su próxima visita.
El nombre del animal
Así es como todo el equipo hablará de él.
Su especie
Orienta la consulta y, más adelante, los valores de referencia de los análisis.
El resto se completa sin teclear de más: la raza se elige en una lista y se indica la edad o la fecha de nacimiento, lo que se prefiera. El microchip se lee en la cartilla en recepción; después, el veterinario lo comprueba con el lector durante la consulta.
Evitar duplicados sin ir más lento
Las fichas duplicadas nacen casi siempre en recepción: se crea una porque no se ha encontrado la que había. Un buen software avisa mientras se teclea, en cuanto el teléfono o el microchip ya existen, y propone retomar la ficha existente.