Accoglienza
Accettazione di un paziente: come guadagnare un minuto a ogni arrivo
Arriva un cliente, a volte con un animale che soffre. Chi è in accoglienza non ha il tempo di compilare dodici campi. Per cominciare ne bastano quattro.
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L'accettazione è il gesto più ripetuto di una clinica. È anche quello in cui si viene interrotti più spesso: squilla il telefono, un altro cliente aspetta, l'animale si agita. Ogni campo obbligatorio di troppo si paga con la coda.
Il cliente è già conosciuto
Il più delle volte la scheda esiste già. Tutto sta nel ritrovarla in fretta, qualunque sia l'informazione che il cliente fornisce.
- Dal nome dell'animale, quello che i proprietari ricordano sempre.
- Dal nome del proprietario, o anche solo dalle prime lettere.
- Dal numero di telefono, senza badare a spazi e punti.
- Dal numero di microchip, digitato o letto con un lettore.
Una volta trovato l'animale, restano due cose da annotare: il motivo della visita e, se la bilancia è in accoglienza, il peso del giorno. A quel punto l'animale è in sala d'attesa.
Il cliente è nuovo
Quattro informazioni bastano per aprire una cartella clinica, in due gruppi distinti: prima il proprietario, poi l'animale. Tutto il resto può aspettare la visita, o la sua conclusione.
Il cognome del proprietario
Il nome e l'indirizzo si completano più tardi.
Il suo telefono
Per richiamarlo, e per riconoscerlo alla prossima visita.
Il nome dell'animale
È così che ne parlerà tutto lo staff.
La sua specie
Orienta la visita e, più avanti, i valori di riferimento delle analisi.
Il resto si completa senza digitare troppo: la razza si sceglie da un elenco, e si indica l'età o la data di nascita, a scelta. Il microchip si legge dal libretto in accoglienza; il veterinario lo controlla poi con il lettore durante la visita.
Evitare i doppioni senza rallentare
Le schede doppie nascono quasi sempre in accoglienza: se ne crea una nuova perché non si è trovata quella che c'era. Un buon software avvisa durante l'inserimento, appena il telefono o il microchip esistono già, e propone di riprendere la scheda esistente.